Die kurze Antwort: Klärt zuerst, was nach dem Kick-off feststehen soll und wer dabei sein muss. Entscheidet dann, ob ihr euch beim Kunden oder in einem eurer Büros trefft, und vergleicht dafür die Hin- und Rückreisen aller Teammitglieder. Legt eine Agenda fest, die zu den Anreisen passt, und stimmt Übernachtungen und Reiserichtlinie ab, bevor ihr bucht.
1. Was soll nach dem Kick-off feststehen?
Beim Kick-off kommt das Projektteam zum ersten Mal zusammen, oft gemeinsam mit dem Kunden. Haltet vorab fest, was danach geklärt sein soll: etwa Ziele und Umfang des Auftrags, Rollen im Team, Ansprechpersonen beim Kunden und die Arbeitsweise der ersten Wochen. Daraus ergeben sich Dauer, Teilnehmende und die Frage, ob ein Treffen vor Ort nötig ist. Benennt eine Person, die Termin, Reiseplanung und offene Punkte zusammenführt.
2. Trefft ihr euch beim Kunden oder in einem eurer Büros?
Ein Kick-off beim Kunden bringt euch nah an Ansprechpersonen, Räume und Abläufe des Projekts. Der Ort steht dann fest; offen ist nur, wie jede Person dorthin kommt. Ein Kick-off in einem eurer Büros eignet sich eher für den internen Start, wenn der Kunde nur zeitweise dabei ist oder zugeschaltet wird.
Wer nur für einen einzelnen Programmpunkt gebraucht wird, etwa eine Fachexpertin aus einem anderen Büro, kann sich zuschalten. Plant dafür Technik und eine feste Uhrzeit ein, statt eine ganze Reise für eine Stunde zu buchen.
Kommen mehrere Orte infrage, vergleicht sie mit denselben Annahmen: gleicher Termin, gleiche Ausgangsorte, Hin- und Rückreisen aller Teammitglieder und nötige Hotelnächte. Das Büro mit den meisten Teammitgliedern ist nicht automatisch der beste Treffpunkt. Wie ihr Orte fair vergleicht, beschreibt der Ratgeber zur Treffpunktwahl.
3. Wer reist von wo an?
Erfasst alle Teammitglieder mit ihrem Heimatbüro. Klärt, wer den ganzen Kick-off begleitet und wer nur für einzelne Programmpunkte dazukommt. Wer am Treffpunkt arbeitet, reist nicht und braucht kein Zimmer. Fragt notwendige Anforderungen an Anreise und Unterkunft gezielt ab. Ist das Team noch nicht vollständig besetzt, plant mit den bekannten Personen und ergänzt die übrigen, sobald sie feststehen.
4. Wie sieht eine Agenda für den Kick-off aus?
Diese Vorlage für einen eintägigen Kick-off beim Kunden beginnt erst am späten Vormittag. So erreichen auch weiter entfernte Büros den Start ohne Übernachtung am Vorabend, und das Ende um 16:30 Uhr lässt Zeit für die Rückreise. Passt Zeiten und Blöcke an euren Auftrag an.
| Zeit | Programmpunkt | Wer |
|---|---|---|
| 10:30–11:00 | Ankommen, Begrüßung und Ziele des Tages | Projektleitung |
| 11:00–12:00 | Auftrag: Ausgangslage, Ziele, Umfang und Erfolgskriterien | Kunde und Projektleitung |
| 12:00–13:00 | Mittagessen mit dem Kundenteam | Alle |
| 13:00–14:30 | Arbeitsplan: Phasen, Meilensteine und erste Ergebnisse | Projektteam |
| 14:30–15:30 | Rollen, Ansprechpersonen und Entscheidungswege | Kunde und Projektteam |
| 15:30–16:00 | Zusammenarbeit: Termine, Kanäle, Ablage und Statusberichte | Projektteam |
| 16:00–16:30 | Offene Punkte, nächste Schritte und Verantwortliche | Projektleitung |
Bei einem zweitägigen Kick-off verschiebt ihr Arbeitsplan und Zusammenarbeit auf den zweiten Tag und nutzt den Abend für ein gemeinsames Essen. Dann braucht jede anreisende Person eine Übernachtung. Verschickt die Agenda vorab an Kunde und Team, zusammen mit Adresse, Ansprechperson vor Ort und den Unterlagen, die alle gelesen haben sollten.
5. Wie passen Agenda, Anreise und Hotel zusammen?
Legt den Beginn so, dass ihn alle realistisch erreichen. Ein früher Start am ersten Tag bedeutet für weiter entfernte Büros oft eine Anreise am Vorabend und damit eine zusätzliche Hotelnacht. Plant diese Nacht bewusst ein oder verschiebt den Beginn. Prüft auch die Rückreise: Ein spätes Ende am letzten Tag schließt manche Verbindungen nach Hause aus.
Klärt vor der Buchung, welche Vorgaben eurer Reiserichtlinie gelten, wer Ausnahmen freigibt und ob Reisekosten dem Kunden weiterberechnet werden. Prüft Änderungs- und Stornobedingungen, denn auch ein Kick-off-Termin kann sich noch verschieben. Eine Struktur für die Kalkulation findet ihr im Ratgeber zu den Reisekosten; für ein internes Teamtreffen ohne Kunden hilft der Ratgeber zum Team-Offsite.
6. Was gehört auf eure Checkliste?
- Ziel des Kick-offs, Teilnehmende und verantwortliche Person sind benannt.
- Der Ort ist entschieden: beim Kunden oder in einem eurer Büros.
- Heimatbüros, Anforderungen und Teilnahmezeiten aller Teammitglieder sind erfasst.
- Die Agenda passt zu den Anreisen und ist an Kunde und Team verschickt.
- Beginn, Ende und Hotelnächte passen zu den Anreisen.
- Reiserichtlinie, Freigaben und Weiterberechnung an den Kunden sind geklärt.
- Das Team erhält Agenda, Reiseplan und eine Kontaktperson.
7. Wie unterstützt Coloqa die Planung?
Coloqa vergleicht mögliche Treffpunkte, etwa den Kundenstandort und eure Büros, nach Kosten, Reisezeit und CO₂ für die Ausgangsorte aller Teammitglieder. Für den gewählten Ort zeigt Coloqa Flug, Bahn und Hotel für jede Person, abgeglichen mit eurer Reiserichtlinie. Das Ergebnis bezieht sich auf die verglichenen Orte und verfügbaren Optionen, nicht auf sämtliche Angebote am Markt.
Den Planungsablauf im Produkt ansehen · Methodik und Verfügbarkeit