Eure Fragen zu Coloqa

Coloqa findet für euer Projektteam den passenden Treffpunkt und plant die Reisen dazu. Ihr vergleicht mögliche Treffpunkte nach Reisekosten, Reisezeit und CO₂ – ausgehend von den Büros aller Teilnehmenden – und bekommt für jede Person Anreise und Hotel.

Für Beratungen, deren Projektteams aus mehreren Büros zu Projektwochen, Kick-offs und internen Workshops zusammenkommen – egal, ob der Treffpunkt noch offen ist oder schon feststeht. Das Pilotprojekt richtet sich derzeit an Beratungen mit 50 bis 300 Beraterinnen und Beratern. Plant ihr Treffen für ein anderes Team, schreibt uns gern über das Kontaktformular.

Ja. Coloqa setzt vor der Buchung an: Es vergleicht für das ganze Projektteam, welcher Treffpunkt nach Kosten, Reisezeit und CO₂ am besten passt, und stellt danach für jede Person Verbindungen und Hotels passend zu eurer Reiserichtlinie zusammen. Gebucht wird anschließend über euer Reisebüro oder Reisetool oder direkt in Coloqa, soweit die Buchung für eure Organisation freigeschaltet ist. Eine Schnittstelle zu bestehenden Reisebüros oder Reisetools gibt es derzeit nicht.

Ihr braucht nur die Teilnehmenden, einen Reisezeitraum und mögliche Treffpunkte. Die Heimatbüros übernimmt Coloqa aus eurer Mitarbeiterliste. Persönliche Reisepräferenzen und eure Prioritäten bei Kosten, Zeit und CO₂ machen die Empfehlung noch passender.

Coloqa sucht für jeden möglichen Treffpunkt Hin- und Rückreisen aller Teilnehmenden, die zu eurem Zeitraum und den Reisegrenzen der Planung passen. Kosten, Reisezeit und CO₂ des Teams werden nach euren Prioritäten gewichtet; der Treffpunkt mit dem besten Gesamtwert ist die Empfehlung.

Coloqa durchsucht für jeden Treffpunkt die Flug-, Bahn- und Hotelangebote der angebundenen Anbieter für euren Zeitraum. So entsteht die Empfehlung aus echten, aktuellen Reiseoptionen.

Coloqa plant die ganze Reise vom Büro bis zum Treffpunkt, inklusive Weg zum Bahnhof oder Flughafen und passender Zeitpuffer. Die Tür-zu-Tür-Planung schalten wir für ausgewählte Organisationen frei.

Wir rechnen mit anerkannten Standardmethoden: Flugemissionen kommen aus dem Travel Impact Model von Google oder direkt vom Buchungsanbieter, Bahnfahrten aus den Daten des Anbieters oder den Durchschnittswerten des Umweltbundesamts. Wo wir Annahmen treffen, kennzeichnen wir sie offen. So seht ihr auf einen Blick, wie eure Optionen beim CO₂ abschneiden.

Die ersten zwei Pilotprojekte sind kostenlos. Im Gegenzug bitten wir um Feedback und, bei Erfolg, ein Referenzzitat. Den Preis für die Zeit danach nennen wir vor dem Start.

Flug- und Hotelbuchung sind in Coloqa eingebaut, über die für eure Organisation freigeschalteten Anbieter. Derzeit laufen Buchungen über Testzugänge der Anbieter; ab wann ihr echt bucht, legen wir im Pilotprojekt gemeinsam fest. Bahnverbindungen vergleicht Coloqa ebenfalls; das Ticket bucht ihr vorerst beim Anbieter.

Buchungen in Coloqa laufen über die Konten der Buchungsanbieter; Kreditkartendaten erfasst und speichert Coloqa nicht. Wie die Reisekosten eurer Buchungen abgerechnet werden, legen wir vor dem Start des Pilotprojekts gemeinsam fest. Bahntickets bezahlt ihr vorerst direkt beim Anbieter.

Coloqa zeigt die aktuellen Angebote der Anbieter. Bevor ihr bucht, seht ihr den endgültigen Preis, die enthaltenen Leistungen und die Tarifbedingungen. Fest gebucht ist eine Reise, sobald der Anbieter sie bestätigt.

Schon bevor aktuelle Angebote vorliegen, geben Preise vergleichbarer Reisen euch eine gute Orientierung für Budget und Treffpunkt. Coloqa kennzeichnet diese Werte als Schätzung, damit ihr sie klar von aktuellen Angeboten unterscheiden könnt.

Das Pilotprojekt läuft 90 Tage: Nach einem Erstgespräch richten wir Coloqa gemeinsam mit euch ein, ihr plant echte Projekttreffen, und zum Abschluss werten wir gemeinsam aus.

In drei Schritten: Büros anlegen, Mitarbeitende per CSV- oder Excel-Import übernehmen oder euer HR-System anbinden und Kolleginnen und Kollegen einladen. Im Pilotprojekt richten wir das gemeinsam mit euch ein.

Nur eure Organisation. Zeilensicherheit in Postgres trennt die Daten jeder Organisation, und Einstellungen wie Reiserichtlinie, Freigaben und Importe ändern nur Admins. Eine Entscheidungsvorlage teilt ihr bei Bedarf als Link, der höchstens 30 Tage gilt und sich vorher widerrufen lässt.

Datenbank, Serverfunktionen und Fehlerüberwachung laufen in der Region Frankfurt am Main. Einige Dienstleister, etwa für Anmeldung und Hintergrundaufgaben, speichern Daten in den USA; jede Übermittlung ist über das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln abgesichert.

Jede Person verbindet ihren Google- oder Outlook-Kalender oder abonniert ihren Apple-Kalender. Die eigenen Reisen erscheinen dann automatisch dort.